Was gehört (nicht) in die Pressemappe?

Es gibt sie noch, die „klassischen“ Pressemappen: Auf Messen und Presseveranstaltungen werden sie gedruckt überreicht oder liegen in den Pressezentren zum Abholen bereit. Längst fristen sie ein kümmerliches Dasein neben digitalen Pressemappen und Social-Media-Newsrooms im Internet. Doch für die unmittelbare, meist kurzfristig geplante Berichterstattung vor Ort greifen Journalisten gerne auf vorbereitete Materialien zurück. Inhaltlich punkten die digitalen Pressemappen mit Aktualität und zeitnaher Kommunikation, trotzdem gibt es viele Gemeinsamkeiten mit den gedruckten Vertretern. Lesen Sie, welchen Zweck eine Pressemappe erfüllt, wie die Materialien aufbereitet werden sollten und was nicht in eine Pressemappe gehört.

Für eine optimale Berichterstattung benötigen Journalisten Materialien, die aktuell und dem Anlass entsprechend aufbereitet sind. Vermerken Sie stets, ob Fotos zur honorarfreien Veröffentlichung (üblich) bereitgestellt werden. Geben Sie auch immer eine Bildbeschriftung an.

Eine Unternehmens-Pressemappe sollte folgende Dokumente nach einem Deckblatt mit Inhaltsangabe enthalten:

  • Firmen-Backgrounder: Unternehmens-Geschichte und -Profil (ggf. in getrennten Dokumenten);
    Arbeiten Sie die unverwechselbare Identität im Wettbewerbs-Umfeld heraus und untermauern Sie Ihre Ausführungen mit Diagrammen, Charts, Tabellen u. ä.
    Skizzieren Sie ruhig auch eine nette Begebenheit oder ein besonderes Ereignis szenisch.
  • Kurz-Biographien: Inhaber, Geschäftsführer, Vorstand, andere Personen, die in der jeweiligen Medien-Situation relevant sind
  • Das Unternehmen in Zahlen und Fakten, Auszeichnungen und dgl., ggf. in einer tabellarischen Darstellung
  • Kurz-Beschreibungen der (wichtigsten) Dienstleistungen, Produkte
  • Fotos/Grafiken a) in weboptimierter (72 dpi) und b) druckfähiger Auflösung (mind. 300 dpi): Produkte sowie oben erwähnte Personen; Angabe von Bildtiteln
  • Visitenkarte des Ansprechpartners für die Medien
    Unabhängig davon muss auf jedem Dokument der Ansprechpartner vermerkt sein mit Name, Telefonnummer (Durchwahl), E-Mail-Adresse.

Bei Pressegesprächen/Pressekonferenzen und anderen öffentlichen Auftritten des Unternehmens passen Sie den Inhalt der Mappe dem Anlass an:

– zeitlicher und inhaltlicher Ablauf auf der ersten Seite
– Pressemeldung zum Anlass
– Angaben zu dem/den Referenten: Titel, Namen, Geburtsdaten, Positionen; Fotos, ggf. Kurzbiographien
– Referatstexte der Redner in zeitlicher Reihenfolge
– ggf. grafisches Material, das bei der Veranstaltung verwendet wurde ( bspw. Folien)
– je nach Anlass weiterführendes Informationsmaterial, wie Anwendungsbericht, Unternehmens-Portrait usw.

Jeder Pressemappe sollte eine digitale Version auf einer beschrifteten CD/DVD beigelegt werden.

Was gehört nicht die Pressemappe?
Journalisten lesen sich nicht durch frühere Presseveröffentlichungen (Pressespiegel), belanglose Dokumente und Werbeflyer. Für ihre Recherchen sind nur aktuelle und zum Anlass passende Informationen geeignet.

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