Wie lange sind Geschäftsunterlagen aufzubewahren?

Jedes Jahr wieder: Eine Menge Papier in Form von geschäftlichen Unterlagen hat sich angesammelt. Damit stellt sich beim Aufräumen und Ausmisten die Frage, wie lange man solche Papiere aufheben muss.

Die Aufbewahrungsfrist von geschäftlichen Unterlagen (bspw. Jahresabschlüsse, Lageberichte, Inventar, Eröffnungsbilanzen und anderes) beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in das Buchhaltungssystem gemacht, ein Geschäftsbrief verschickt oder empfangen wurde bzw. andere Unterlagen und Berichte erstellt wurden.

Demnach können meiner Auffassung nach folgende Unterlagen nach dem 31.12.2018 vernichtet werden:

  • Aufbewahrungsfrist 10 Jahre*: Bücher, Inventare, Bilanzen, Rechnungen und Buchungsbelege (Offene Posten-Buchführung) – d. h. Bücher mit Eintragung vor dem 1.1.2009, Bilanzen und Inventare, die vor dem 1.1.2009 aufgestellt sind, sowie Belege mit Buchfunktion.
  • Aufbewahrungsfrist 6 Jahre*: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen – d. h. Unterlagen und Lohnkonten, die vor dem 1.1.2013 entstanden sind.

* Dies gilt nicht, wenn Bescheide noch nicht endgültig bzw. Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren anhängig sind.

Was weg kann, sollte zuvor geschreddert werden!

Dies ist keine steuerliche Beratung! Ich habe zusammengefasst, was anderswo im Internet veröffentlicht wurde.

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